Cara Menandatangani PDF di iPhone, Android, dan Komputer (Tanpa Cetak)

Kontrak sewa, perjanjian dengan pemasok, surat izin sekolah, atau faktur yang harus ditandatangani sebelum dibayar. Dokumen datang sebagai PDF, dan kantor memintanya kembali hari ini. Mencetak, menandatangani, memindai, lalu mengirim foto halaman memang bisa, tetapi lambat dan hasilnya sering lebih buruk daripada aslinya.

Menandatangani PDF langsung jauh lebih cepat. Anda menggambar atau mengetik tanda tangan, meletakkannya di halaman yang benar, mengatur ukurannya, lalu mengunduh file. Di ponsel, prosesnya selesai dalam beberapa menit setelah tahu tombolnya.

Ada satu hal yang perlu diputuskan lebih dulu: tanda tangan yang ditempel di PDF tidak otomatis menjadi tanda tangan elektronik tersertifikasi. Itu tanda tangan visual yang ditambahkan ke dokumen. Untuk banyak keperluan sehari-hari, itu cukup. Untuk keperluan lain, tidak, dan tidak ada alat yang bisa memutuskan untuk Anda.

Apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan tanda tangan ini

OpenToola menulis gambar tanda tangan ke dalam PDF. Hasilnya terlihat seperti dokumen bertanda tangan, dan sebagian besar penerima akan memperlakukannya demikian. Ini tanda tangan elektronik sederhana dalam arti luas: tanda yang dikaitkan dengan seseorang dan sebuah dokumen.

Tetapi ini bukan tanda tangan kriptografis. Tidak menggunakan sertifikat, tidak membuktikan file tidak berubah setelah ditandatangani, dan tidak menciptakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dalam arti eIDAS di Uni Eropa atau kerangka serupa di negara lain. Jika bank, pengadilan, notaris, atau portal pemerintah meminta tanda tangan tersertifikasi, gunakan penyedia atau portal yang mereka tentukan. Tanda tangan yang digambar tidak akan lolos pemeriksaan itu.

Untuk kontrak sehari-hari dan formulir sekolah, tanda tangan sederhana sering diterima. Tanyakan kepada penerima apa yang mereka butuhkan sebelum memilih alat.

Menandatangani di komputer

Buka alat Tandatangani PDF di browser. Pilih PDF. Halaman pertama muncul di pratinjau.

Pilih cara membuat tanda tangan. Anda bisa menggambarnya dengan mouse, trackpad, atau stylus, atau mengetik nama dan memakai versi ketik. Tanda tangan gambar terlihat lebih alami, tetapi versi ketik lebih mudah dibaca. Hindari memakai foto tanda tangan di kertas putih: kotak putihnya bisa menutupi teks di bawahnya dan terlihat seperti tempelan.

Setelah tanda tangan siap, letakkan di halaman. Seret ke garis tanda tangan. Gunakan pengatur ukuran agar proporsional. Tanda tangan yang memenuhi sepertiga halaman terlihat seperti stempel; yang terlalu kecil terlihat seperti noda. Mulailah dari sekitar seperempat sampai sepertiga lebar halaman.

Jika dokumen memiliki beberapa halaman, pindah antarhalaman dan letakkan tanda tangan di setiap halaman yang perlu. Alat menyimpan posisi saat Anda berpindah, lalu menuliskannya ke PDF saat diunduh.

Unduh file dan buka di pembaca PDF. Periksa posisinya pada ukuran normal dan 100 %. Tanda tangan yang terlihat baik di thumbnail bisa menutupi baris teks saat halaman dibuka pada ukuran sebenarnya.

Menandatangani di iPhone

Simpan PDF ke Files dulu. Buka alat Tandatangani PDF di Safari, ketuk pemilih file, dan pilih dokumen. Pratinjau mungkin butuh beberapa saat.

Gambar tanda tangan dengan jari. Hasilnya tidak akan sedetail stylus, tetapi biasanya cukup. Jika terlihat gemetar, hapus dan coba lagi dengan gerakan lebih lambat; kecepatan yang membuat garis berantakan. Mengetik nama adalah alternatif yang rapi ketika tanda tangan tidak perlu sama dengan yang sebelumnya.

Letakkan tanda tangan, lalu gunakan dua jari atau pengatur ukuran untuk menyesuaikannya. Geser pratinjau halaman jika garis tanda tangan dekat bagian bawah. Di layar kecil, perbesar dulu sebelum memposisikan agar terlihat apakah tanda tangan berada di atas garis atau memotongnya.

Saat mengunduh, file mungkin terbuka di tab baru. Gunakan tombol bagikan dan pilih Simpan ke Files. Ganti namanya agar mudah dicari.

Jika PDF ada di Mail atau WhatsApp, simpan ke Files dulu.

Menandatangani di Android

Langkahnya sama di Chrome. Buka PDF, gambar atau ketik tanda tangan, letakkan, lalu unduh. Jika PDF ada di Downloads, gunakan bagian Unduhan; jika di Drive, pilih Drive.

Dukungan stylus bergantung pada ponsel dan browser. Stylus menghasilkan tanda tangan lebih rapi, tetapi jari tetap cukup. Android kadang membuka PDF yang diunduh di penampil, bukan menyimpannya di tempat yang Anda harapkan; gunakan menu bagikan untuk mengirimnya atau simpan ke Files dulu. Pastikan tanda tangan terlihat di file akhir, bukan hanya di pratinjau.

Letakkan di tempat yang benar

Tanda tangan harus berada di garis tanda tangan, bukan di sampingnya. Jika ada garis tanggal, isi tanggal di dokumen bila formulir mengizinkan, atau tulis dengan jelas di dekat tanda tangan. Jangan menutupi nama tercetak, jabatan, atau teks kecil dengan tanda tangan yang terlalu besar.

Paraf penting dalam kontrak. Jika ada kotak paraf di setiap halaman, paraf setiap kotak. Tanda tangan di halaman terakhir saja bisa ditolak ketika kontrak meminta paraf di semua halaman.

Jika PDF sudah berisi tanda tangan lain, jangan menaruh tanda tangan Anda di atasnya. Itu terlihat seperti perubahan. Tambahkan halaman baru jika dokumen membutuhkan penandatangan kedua, atau minta pengirim versi dengan kolom yang benar.

Beberapa halaman dan tanggal

Tandatangani di tempat yang diminta: halaman terakhir, blok persetujuan, atau klausul tertentu. Paraf halaman yang memiliki kotak paraf. Jika ragu, tandatangani halaman terakhir.

Tanggal adalah bagian dari tanda tangan pada banyak dokumen. Tulis dalam format yang dipakai penerima: hari/bulan/tahun di sebagian besar dunia, bulan/hari/tahun di Amerika Serikat. Jika ada kolom tanggal tercetak, isi sebelum menandatangani, bukan sesudahnya.

Bagian hukum tanpa dongeng

Tanda tangan elektronik sederhana diterima untuk banyak dokumen komersial, tetapi detailnya bergantung pada yurisdiksi dan jenis tindakan. Di Uni Eropa, eIDAS membedakan tanda tangan sederhana, lanjutan, dan tersertifikasi. Di Amerika Serikat, ESIGN dan UETA memberi validitas luas pada tanda tangan elektronik, dengan pengecualian seperti wasiat, beberapa dokumen hukum keluarga, dan pemberitahuan tertentu.

Tanda tangan tersertifikasi membutuhkan sertifikat dan perangkat pembuatan tepercaya, biasanya dari penyedia layanan kepercayaan tersertifikasi. Itu alat yang tepat ketika hukum menuntutnya; tanda tangan yang digambar di browser bukan pengganti. Beberapa layanan publik meminta Anda menandatangani di portal mereka dengan akun atau identitas digital. Dalam kasus itu, PDF yang ditandatangani di tempat lain bisa ditolak meskipun tanda tangannya asli.

Jika Anda mengirim kontrak, sebutkan di email bahwa Anda menandatangani PDF dan tanyakan apakah mereka memerlukan tanda tangan tersertifikasi.

Kesalahan yang membuat dokumen ditolak

Kesalahan yang biasa adalah menandatangani halaman yang salah, tanda tangan terlalu besar atau menutupi teks, dan tanda tangan beresolusi rendah yang tercetak buruk.

Gambar tanda tangan dengan latar putih bisa menutupi garis di bawahnya. Gunakan tanda tangan transparan atau gambar langsung di alat.

Mengirim PDF yang masih dilindungi kata sandi, atau file yang dikompres sampai teksnya tidak terbaca, juga menyebabkan penolakan. Hapus kata sandi sebelum menandatangani, dan kompres hanya setelah memeriksa hasilnya.

Saat file menolak

PDF yang dilindungi kata sandi tidak bisa dibuka untuk ditandatangani sebelum proteksinya dihapus. Hapus kata sandi di aplikasi pembuatnya, lalu coba lagi.

PDF yang sangat besar bisa lambat ditampilkan di ponsel. Tutup tab lain atau gunakan komputer. Jika pratinjau muncul tetapi tanda tangan tidak terlihat di file unduhan, coba browser lain dan pastikan Anda benar-benar meletakkan tanda tangan sebelum mengunduh.

Jika penerima mengatakan tanda tangan tidak terlihat, minta mereka membuka file di pembaca lain. Beberapa penampil menampilkan lapisan gambar secara berbeda, terutama versi lama. Salinan yang diratakan mungkin diperlukan untuk sistem yang sangat lama.

PDF dengan kolom isian

Beberapa PDF memiliki kolom siap pakai: nama, tanggal, kotak tanda tangan. Jika formulir bisa diisi, isi kolom teks lebih dulu, lalu letakkan tanda tangan di kotak khusus. Jangan menaruh tanda tangan di atas label atau petunjuk kecil; formulir akan terlihat diedit.

Jika kolom tanda tangan tidak muncul, file mungkin sudah diratakan atau dibuat sebagai gambar. Letakkan tanda tangan di atas garis yang terlihat. Jangan mencoba mengubahnya menjadi formulir interaktif; itu membutuhkan editor PDF dan bisa merusak struktur file. Isi kolom teks dengan alat tulis jika tersedia, atau tulis dengan jelas sebelum menandatangani.

Setelah mengunduh, buka formulir dan periksa semua kolom. Beberapa formulir menyembunyikan teks yang melewati batas kolom. Jika itu terjadi, pendekkan teks atau gunakan font lebih kecil, bukan mengecilkan tanda tangan.

PDF hasil pindai

Pada PDF hasil pindai, garis tanda tangan adalah bagian dari gambar, bukan garis sungguhan. Letakkan tanda tangan di tempat yang disediakan secara visual, dan pastikan latarnya tidak terlalu gelap. Jika halaman sedikit miring, tanda tangan yang lurus akan terlihat aneh; jangan memiringkan tanda tangan untuk menutupi masalah, pindai ulang atau putar halaman.

Jika dokumen akan dicetak, ditandatangani tangan, lalu dipindai, tanda tangan digital tidak diperlukan. Jika akan dikirim elektronik, tanda tangan di dalam PDF lebih jelas daripada foto tanda tangan hasil pindai. Jika teksnya tidak bisa dicari, OCR bisa dijalankan setelah tanda tangan, tetapi OCR biasanya tidak mengenali tanda tangan itu sendiri.

Tanda tangan visual dan tanda tangan digital

Tanda tangan visual adalah gambar yang ditempel di halaman. Penerima melihat bentuknya, tetapi file tidak berisi sertifikat yang menghubungkan tanda tangan dengan identitas penandatangan. Gambar bisa disalin atau dokumen bisa diubah setelahnya tanpa peringatan.

Tanda tangan digital memakai kunci privat dan sertifikat, lalu membuat sidik jari kriptografis untuk isi dokumen. Jika satu halaman berubah setelah ditandatangani, verifikasi gagal. Beberapa tanda tangan digital menyertakan stempel waktu, yang membantu membuktikan kapan dokumen ditandatangani. Sifat ini penting untuk kontrak besar dan dokumen resmi, tetapi tidak setiap tanda tangan digital otomatis tersertifikasi secara hukum; kekuatannya bergantung pada jenis sertifikat dan penyedia.

Jika penerima hanya meminta “tanda tangan elektronik”, tanyakan apakah yang dimaksud gambar tanda tangan atau sertifikat digital. Mencampur kedua istilah itu sering menyebabkan penolakan.

Apa yang tetap di perangkat Anda

PDF dan tanda tangan diproses di browser. OpenToola tidak mengunggahnya dan tidak menyimpan akun berisi dokumen bertanda tangan. Saat tab ditutup, salinan kerja hilang kecuali Anda mengunduhnya.

Itu tidak membuat komputer bersama aman. Hapus file unduhan setelah dikirim, hindari menandatangani di mesin publik jika dokumen sensitif, dan perbarui browser serta sistem. Alat lokal menghilangkan risiko unggahan, tetapi tidak menghilangkan semua risiko.

Alat yang disebut

• Tandatangani PDF
• Gabung PDF
• Kompres PDF
• Panduan OpenToola